複数プロジェクトを抱えるITエンジニアのためのタスク「見える化」術：Jira/Notion活用編
はじめに：タスクが「見えない」ことの課題
多忙なITエンジニアの方々は、複数のプロジェクトを同時に進行し、日々山積するタスクに追われていることと存じます。タスクリストは存在するものの、全体像が掴みにくく、どれから手をつけるべきか迷ったり、重要なタスクや依存関係を見落として期日直前で慌てたりすることは少なくありません。
こうした「タスクが見えない」状態は、非効率な作業を生み、結果として定時後の開発や打ち合わせを常態化させ、残業増加の大きな要因となります。限られた時間の中で最大限の成果を出し、プライベートや自己学習の時間を確保するためには、タスクを正確に把握し、管理できる状態にすることが不可欠です。
本記事では、タスク管理ツールの代表格であるJiraやNotionを活用し、タスクを「見える化」することで、複数プロジェクトにおける混乱を解消し、残業を削減するための具体的な手法を解説いたします。
「タスクの見える化」とは何か
ここで言う「タスクの見える化」とは、単にやるべきことをリストアップするだけではありません。タスク一つひとつに対し、その内容、期日、担当者、現在のステータス、優先度、さらには他のタスクとの依存関係や見積もり時間といった情報を付与し、それらを視覚的に理解しやすい形で整理・共有することを目指します。
見える化の主な目的は以下の通りです。
- 全体像の把握: プロジェクト横断で、抱えている全てのタスクとその状況を一目で理解する。
- 優先順位の明確化: 重要なタスクや緊急度の高いタスクを迅速に特定する。
- ボトルネックの発見: 停滞しているタスクや依存関係による遅延リスクを早期に察知する。
- 進捗状況の共有: 関係者間で共通の理解を持ち、連携をスムーズにする。
- 予実管理と改善: 計画と実績を比較し、見積もりや進め方の精度向上に繋げる。
これらの目的を達成することで、無駄な手戻りやコミュニケーションコストを削減し、効率的に業務を進めることが可能となり、残業削減へと直結します。
タスクを見える化するための具体的なステップ
タスクを見える化するためには、以下のステップで進めることが効果的です。
Step 1: 全タスクの洗い出しと一元化
まず、現在抱えている全てのタスクを漏れなく洗い出します。プロジェクトごとに管理されているタスク、個人的なToDo、議事録に残された宿題、メールで依頼された事項など、あらゆる場所にあるタスクを一つのツールに集約します。JiraやNotionのようなツールを使うことで、複数ソースからのタスクを一元的に管理しやすくなります。
Step 2: 各タスクへの情報付与
洗い出したタスクそれぞれに、必要な情報を付与します。最低限含めたい情報は以下の通りです。
- タスク名: 具体的な作業内容がわかる名前
- 期日 (Due Date): いつまでに完了させる必要があるか
- 担当者 (Assignee): 誰がそのタスクを行うか（個人の場合は自分）
- ステータス (Status): 未着手、進行中、レビュー中、完了など、現在の状況
- 優先度 (Priority): そのタスクの重要度や緊急度
さらに、可能であれば以下の情報も加えると見える化の効果が高まります。
- 関連プロジェクト: どのプロジェクトに属するタスクか
- 見積もり時間: そのタスク完了にかかると見込まれる時間
- 依存関係 (Dependency): このタスクの前に完了する必要があるタスク、またはこのタスク完了後に着手できるタスク
- 関連資料/リンク: 仕様書、デザインデータ、会話ログなど
これらの情報を構造化して管理できるのが、JiraやNotionの強みです。
Step 3: 適切なビュー形式の選択と設定
タスク情報を入力したら、次にそれらをどのように「見せる」かを設定します。JiraやNotionでは、同じタスクデータに対して様々な表示形式（ビュー）を切り替えることができます。
- リストビュー: タスクを一覧形式で表示し、詳細を確認しやすい。特定の条件で並べ替えやフィルタリングを行う際に便利です。
- ボードビュー (カンバンボード): タスクをステータスや担当者などの列で表示し、現在の作業状況やボトルネックを視覚的に把握しやすい形式です。Jiraのスクラム/カンバンボードやNotionのボードビューがこれにあたります。
- カレンダービュー: 期日があるタスクをカレンダー形式で表示し、日付ベースでの計画や期限の近いタスクを確認できます。
- タイムラインビュー (ガントチャート風): タスクの期間と依存関係を時系列で表示し、プロジェクト全体のスケジュールや流れ、依存関係による遅延リスクを把握するのに役立ちます。NotionのタイムラインビューやJiraのAdvanced Roadmapsなどが利用できます。
これらのビューを使い分けることで、全体の進捗、個人の今日のタスク、特定のプロジェクトの状況など、見たい角度でタスクを把握できます。
Step 4: 定期的な見直しと更新
タスク情報は常に最新の状態に保つことが重要です。少なくとも週に一度は、タスクリスト全体を見直し、ステータスの更新、期日の調整、新規タスクの追加、完了タスクのクローズを行います。週次レビューの時間を設けることで、タスクの鮮度を保ち、見える化の効果を持続させることができます。
Jira/Notionでのタスク見える化実践例
具体的なツールでの設定例を見てみましょう。
Jiraでの見える化
アジャイル開発で広く使われるJiraは、タスク（Issue）に様々な情報を付与し、多様なビューで表示する機能が充実しています。
- ボード（カンバン/スクラム）: プロジェクトの「ボード」は、ステータス別のカラムでタスクのフローを視覚化する基本機能です。個人またはチーム全体の「今、どこが滞っているか」を瞬時に把握できます。カスタマイズしたカラム（例: ToDo, In Progress, Code Review, Doneなど）を設定することで、ワークフローに合わせた見える化が可能です。
- フィルターとJQL: 複雑な条件でタスクを絞り込みたい場合は、フィルター機能やJQL (Jira Query Language) を使用します。「自分の担当で、ステータスが"進行中"かつ期日が今週中のタスク」などを抽出することで、自分にとって最も重要なタスクリストを生成できます。
- ダッシュボード: 複数のフィルター結果やボードのサマリーを一つの画面に集約できる機能です。自分にとって重要なタスクリスト、担当プロジェクトの全体進捗、割り込みタスクの数などを常に表示しておくことで、状況を素早く把握できます。
複数のプロジェクトを横断してタスクを管理する場合、Jiraの「Cross-project board」機能や、Advanced Roadmapsのような上位エディションの機能が役立ちます。個人のタスク管理であれば、全てのIssueを対象にしたフィルターを作成し、それをボードやリストで表示するのも有効です。
Notionでの見える化
柔軟性の高いNotionは、データベース機能を活用することで、完全にカスタマイズされたタスク管理システムを構築できます。
- タスクデータベース: まず、タスク情報を格納するデータベースを作成します。プロパティとして、タスク名（Title）、期日（Date）、担当者（Person）、ステータス（SelectまたはStatus）、優先度（Select）、関連プロジェクト（Relation to Project database）、見積もり時間（Number）、依存タスク（Relation to same database）などを追加します。
- 多様なビュー: 作成したデータベースに対して、ページ内リンクを作成し、様々なビューを表示させます。
- 「今日のタスク」リスト（フィルター: 担当者=自分, 期日=今日, ステータス≠完了）
- 「今週のタスク」カレンダービュー
- 「プロジェクトXのカンバンボード」（フィルター: 関連プロジェクト=X, ボードビュー by ステータス）
- 「全体タイムライン」（タイムラインビュー by 期日と依存関係プロパティ）
- リレーションとロールアップ: 別のデータベース（例: プロジェクトデータベース）とリレーションを設定し、プロジェクトごとにタスクを集計したり、タスクの完了率をロールアップ表示したりすることで、プロジェクト全体の進捗を見える化できます。
Notionの最大の利点はその自由度ですが、裏を返せば最初にある程度の設計が必要です。しかし、一度構築すれば、自分の働き方に最適なタスク見える化環境を手に入れることができます。
見える化の効果と継続のヒント
タスクを見える化することで、以下のような効果が期待できます。
- タスクの抜け漏れ防止: 全てのタスクが一元化されるため、対応漏れを防ぎます。
- 優先順位判断の迅速化: 全体量と個々のタスクの重要度・期日が見えることで、今やるべきことが明確になります。
- 計画精度の向上: 見積もり時間や依存関係を考慮した計画が立てやすくなります。
- 割り込みタスクへの対応力向上: 割り込みタスクが発生した際、現在のタスク状況と比較して、その影響度を判断し、適切にスケジュールを調整できます。
- 精神的な負担軽減: 抱えているタスク全体が見えることで、「何か忘れているのではないか」という漠然とした不安が軽減されます。
- チーム連携の強化: チームで同じタスクツールを共有している場合、お互いの進捗状況やボトルネックが見えることで、協力体制を築きやすくなります。
これらの効果は、結果的に無駄な作業や手戻りを減らし、効率を高め、残業を削減することに繋がります。さらに、創出された時間で、趣味や家族との時間、あるいは将来のための自己学習といった、本当に価値を置く活動に時間を投資できるようになります。
見える化の効果を継続させるためには、タスク情報の鮮度を保つことが最も重要です。定期的にタスクリストを見直し、完了したタスクはすぐにクローズし、新しいタスクが発生したら即座に追加する習慣をつけましょう。最初は手間を感じるかもしれませんが、習慣化することで、その後の効率アップによるメリットがはるかに大きくなります。
まとめ
複数プロジェクトを抱え、タスクに追われがちなITエンジニアにとって、タスクの「見える化」は残業削減と生産性向上のための強力な手法です。JiraやNotionといったツールを活用し、タスクに適切な情報を付与し、多様なビューを使い分けることで、タスクの全体像把握、優先順位付け、ボトルネックの発見が容易になります。
タスクが「見えない」状態から脱却し、「見える」状態にすることで、効率的なタスク管理が可能となり、定時退社や自己投資時間の確保といった目標の達成に繋がります。ぜひ本記事を参考に、ご自身のタスクを見える化し、よりコントロール可能な働き方を実現してください。