残業ゼロタスク術

ITエンジニアのための多角的タスク優先順位付け：Jira/Notionで迷いをなくし残業ゼロへ

Tags: タスク管理, 優先順位付け, Jira, Notion, 残業削減, ITエンジニア

はじめに：終わらないタスクと優先順位の迷い

日々多くのタスクに追われるITエンジニアにとって、タスクの優先順位付けは業務効率と残業時間に直結する重要な課題です。複数のプロジェクトを掛け持ちし、予期せぬ割り込みや変更依頼が頻繁に発生する環境では、「どれから手をつければ良いのか」「本当にこのタスクが最優先なのか」といった迷いが生じやすく、結果として非効率な作業や手戻り、そして定時後の残業につながってしまいます。

従来の緊急度・重要度マトリクスだけでは判断しきれない複雑な状況に対し、どのようにタスクの優先順位を決定し、それを日々の業務に落とし込んでいくかは、残業ゼロを実現するための鍵となります。この記事では、ITエンジニア特有の業務環境を踏まえ、複数の判断軸を用いたタスク優先順位付けの方法と、JiraやNotionといった身近なツールを活用した実践的な管理手法を解説します。

なぜ従来の優先順位付けだけでは不十分なのか

緊急度と重要度に基づいた優先順位付けは基本的なフレームワークとして有効ですが、ITエンジニアの現場では以下のような要因により、それだけでは対応が難しくなることがあります。

これらの要因を考慮しないと、目の前の「緊急だが重要でない」タスクに追われたり、重要な長期タスクに着手できなかったりといった問題が発生しやすくなります。

多角的なタスク優先順位付けのための判断軸

タスクの優先順位をより適切に決定するためには、緊急度と重要度に加えて、以下の判断軸を組み合わせて評価することが有効です。

  1. 緊急度 (Urgency): 締め切りや期日がどれだけ近いか。
  2. 重要度 (Importance): タスクの完了がプロジェクトや組織目標、顧客満足度に対してどれだけ大きな影響を持つか。
  3. 見積もり工数 (Effort/Size): タスクを完了するために必要な時間や複雑さの見積もり。
  4. 依存関係 (Dependencies): このタスクが完了しないと先に進めない他のタスクや関係者がいるか。あるいは、このタスクを開始するために必要な前提条件があるか。
  5. コンテキスト (Context/Nature): 開発、レビュー、コミュニケーション、定型業務など、タスクの種類。特定の時間帯や環境でしかできないタスクもある。
  6. エネルギーレベル (Energy Level): そのタスクをこなすのに必要な集中力や思考力。自身のその時のエネルギーレベルに合わせて最適なタスクを選択する視点。
  7. 発生源 (Origin): 誰からの依頼か、どのプロジェクトに関連するか、どのような背景で発生したか（例：バグ、機能追加、技術負債）。

これらの判断軸をすべて考慮するのは負担が大きいですが、まずは自身の抱えるタスクの特性に合わせて、特に重要ないくつかの軸を選択することから始められます。

複数の判断軸を組み合わせた優先順位決定の考え方

複数の判断軸を組み合わせて優先順位を決定するには、いくつかの方法があります。

重要なのは、これらの判断軸を使ってタスクを評価し、「なぜそのタスクを優先するのか」を明確にすることです。これにより、迷いが減り、効率的にタスクを進められます。

Jira/Notionを活用した多角的タスク優先順位付けの実践

JiraやNotionは、これらの多角的な優先順位付けをサポートするための機能を豊富に備えています。

Jiraでの実践例

Jiraはプロジェクト管理に特化しており、タスク（Issue）に対して多様な情報を紐づけることが可能です。

  1. 標準フィールドの活用:

    • 優先度 (Priority): 高、中、低などの標準的な優先度を設定。これは複数の判断軸を総合して決定した最終的な優先度として使用できます。
    • 期日 (Due Date): 緊急度を示す最も基本的なフィールドです。
    • コンポーネント (Components): タスクの種類や関連機能で分類するのに役立ちます。
    • 関連Issue (Linked Issues): 依存関係にある他のタスクをリンクして可視化できます。
    • 見積もり (Estimation): ストーリーポイントや時間で見積もり工数を記録します。

  2. カスタムフィールドの追加: 標準フィールドだけでは不十分な場合、カスタムフィールドを追加できます。

    • 例：「重要度レベル（数値やセレクトボックス）」、「依存関係タイプ（ブロッカー、関連など）」、「タスクの性質（開発、調査、レビューなど）」といったフィールドを追加し、タスクごとに情報を記録します。

  3. フィルターとボード: 記録した情報に基づいてタスクを絞り込んだり、整理したりします。

    • JQL (Jira Query Language) を使用して、特定の条件（例：priority in (Highest, High) AND duedate < now()）に一致するタスクリストを簡単に作成できます。
    • カンバンボードやスクラムボードで、優先度、担当者、ステータスなどでタスクを視覚的に整理し、ボトルネックや次に着手すべきタスクを把握します。例えば、カスタムフィールドの値に基づいてSwimlaneを設定することも可能です。

Notionでの実践例

Notionは柔軟なデータベース機能を持つため、タスク管理データベースを自由にカスタマイズして多角的な優先順位付けを実装できます。

  1. データベースプロパティの設定: タスク管理データベースに、必要な判断軸に対応するプロパティを追加します。

    • 期日 (Date): 締め切り日を記録します。
    • 優先度 (Select/Multi-select): 高、中、低などの優先度レベルを設定します。
    • 重要度 (Select/Multi-select/Number): プロジェクトにおける重要度を段階分けして記録します。
    • 見積もり工数 (Number): 時間やポイントで見積もりを記録します。
    • 依存タスク (Relation): 同じデータベース内の他のタスクにリレーションを設定し、依存関係を明示します。
    • タイプ (Select): タスクの種類（開発、レビュー、会議など）を分類します。
    • 関連プロジェクト (Relation): 複数プロジェクトに関わる場合、プロジェクト管理データベースとリレーションを設定します。

  2. ビューの活用: 同じデータベースに対して、目的別のビューを作成します。

    • テーブルビュー: 各タスクの全プロパティを一目で確認し、特定のプロパティでソートして一覧化します（例：期日順、重要度順）。
    • ボードビュー: 優先度、ステータス、またはカスタムプロパティ（例：タスクタイプ別）でグループ化して、視覚的にタスクの状態や分類を把握します。
    • カレンダービュー: 期日があるタスクを時系列で確認し、緊急度を把握します。
    • フィルターとソート: 各ビューにフィルターやソートを設定し、「今日やるべき重要かつ緊急なタスク」「工数は小さいが期日が近いタスク」といった特定の条件を満たすタスクリストを簡単に表示できます。

これらのツール機能を活用することで、タスクの優先順位付けの判断材料を効率的に集約・整理し、日々のタスク選択の迷いを減らすことができます。

短時間で効果を出すための実践ステップ

完璧な多角的優先順位付けシステムを最初から構築するのは時間と労力がかかります。残業削減のために短時間で効果を出すには、以下のステップを試すことをお勧めします。

  1. 現状のタスクをリストアップし、期日と見積もり工数をざっくり記録する: まずは抱えているすべてのタスクを一つの場所に集めます。詳細な見積もりは不要ですが、大まかなサイズ感を把握します。
  2. 最もクリティカルな判断軸を一つか二つ選ぶ: 自身の業務で最も優先順位付けを難しくしている要因（例：依存関係が多い、割り込みが多い）に着目し、それに対応する判断軸（例：依存関係、タスクタイプ）を緊急度・重要度に加えて検討します。
  3. 選んだ判断軸をツールで記録してみる: JiraのカスタムフィールドやNotionのデータベースプロパティとして、選んだ判断軸に対応する項目を追加し、新しいタスクが発生したらその情報を記録する習慣をつけます。
  4. 週の初めに上位数個のタスクの優先度を決定する: 記録した情報に基づき、週単位で「今週中に完了させるべき最優先タスク」を3〜5個程度選びます。すべてのタスクに完璧な優先順位をつけようとせず、まずは上位に絞ります。
  5. 日々の作業は上位タスクを中心に進める: 決定した上位タスクに集中し、その他のタスクはそれらが完了するか、あるいは緊急度や状況が大きく変わるまで保留します。
  6. 週の終わりに振り返り、判断軸や優先順位付け方法を微調整する: 計画通りに進んだか、何が障害になったかを振り返り、多角的な判断軸の設定や優先順位付けのプロセスを改善していきます。

このアプローチにより、徐々に多角的な視点での優先順位付けに慣れ、自身の業務フローに合った方法を確立できます。

まとめ：優先順位付けのスキルが残業ゼロへの道を開く

ITエンジニアの多忙な日常において、タスクの優先順位付けスキルは残業を減らし、効率的に業務を遂行するための必須要素です。緊急度・重要度だけでなく、見積もり工数、依存関係、タスクの性質、自身のエネルギーレベルといった多角的な視点を取り入れることで、より現実的で効果的な優先順位を決定できるようになります。

JiraやNotionなどのツールを適切に活用すれば、これらの判断軸に基づいたタスク情報を一元管理し、フィルターやビューを使って必要なタスクを即座に特定できます。これにより、次に何をするべきか迷う時間が減り、タスクの完了率が向上します。

完璧を目指すのではなく、まずは自身の業務に合ったいくつかの判断軸から優先順位付けを試し、ツールでの管理を始めることから実践してください。継続的な改善を通じて、優先順位付けの精度を高めていくことが、タスク過多による残業をなくし、自身の時間を取り戻すことにつながるでしょう。

残業をなくして生まれた時間を、自己学習やプライベートの充実に活用することで、さらなるキャリアアップと充実した生活を実現できるはずです。